INNOVA Research Journal, ISSN 2477-9024  
Noviembre, 2016). Vol. 1, No.11 pp. 147-156  
(
DOI: https://doi.org/10.33890/innova.v1.11.2016.70  
URL: http://revistas.uide.edu.ec/index.php/innova/index  
Correo: innova@uide.edu.ec  
Factores determinantes de la eficiencia de la gestión administrativa en las  
Instituciones de Educación Superior  
Determining factors of the efficiency of the administrative management in  
Higher Education Institutions  
Jessica Ivonne Caguana Baquerizo  
Denisse Roxana Caguana Baquerizo  
Luis Roberto Asencio Cristóbal  
Universidad de Guayaquil, Ecuador  
Autor para correspondencia: luis.asencioc@ug.edu.ec, jessica.caguanab@ug.edu.ec,  
denisse.caguanab@ug.edu.ec  
Fecha de recepción: 29 de Septiembre de 2016 - Fecha de aceptación: 01 de Noviembre de 2016  
Resumen: La gestión administrativa resulta de mucha importancia para la obtención de los  
objetivos estratégicos de las instituciones públicas y privadas. El presente trabajo tiene como  
objetivo establecer los factores determinantes que inciden en la eficiencia en la gestión  
administrativa de una unidad académica de la Universidad de Guayaquil, La metodología  
empleada es de tipo exploratorio – descriptivo - analítico y correlacional, mediante la recolección  
de datos en una encuesta realizada a 30 servidores de Facultad de ingeniería industrial - Carrera  
teleinformática. Los resultados del estudio presentan los principales inconvenientes  
administrativos relacionados a la insatisfacción y compromiso laboral por parte del personal  
docente y no docente asociado con la escasa socialización del organigrama funcional, carencia de  
flujo de procesos y poca comunicación, colaboración, coordinación e integración. Estos resultados  
se podrán utilizar para realizar futuras investigaciones, considerando otros elementos del  
diagnóstico, que permitan elaborar estrategias de eficiencia organizacional, a fin de contribuir a  
mejorar la gestión administrativa universitaria de esta unidad académica, destacando la utilización  
de la teoría administrativa en el proceso investigativo.  
Palabras claves: gestión; administrativa; educación superior  
Abstract: The administration is a very important tool in order to achieve the strategic objectives  
in public and private institutions. This research aims to determine the relevant factors that affects  
the efficiency in administrative roles of Guayaquil University higher education. The applied  
methods where exploratory – descriptive, analytic and correlational, through data gathering by  
using survey applied to 30 people of Industrial Faculty, Telematics Career. The survey´s outcomes  
shows main administration problems related to dissatisfaction and labor commitment of teaching  
and administrative staff these results associated to low sharing of organization´s functional chart,  
low fluency of processes and low communication, cooperation, coordination and integration. The  
results will be used on future investigations, besides other diagnostic elements that will let to build  
new efficiency organizational strategies, so to improve university administration emphasizing the  
use of administrative theories in the investigation process.  
Key words: management; administrative; higher education  
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Introducción  
En el Ecuador, a partir del año 2013, según el CEAACES, las IES se clasifican en  
categorías, la misma que corresponde a la aplicación conjunta de las metodologías de análisis  
multicriterio y de sus resultados obtenidos por cinco criterios: academia, eficiencia académica,  
investigación, organización e infraestructura.  
La deficiente organización administrativa y desactualización de los procesos operativos  
de la universidad de Guayaquil, contextualizado en la carrera de Teleinformática Facultad de  
Ingeniería Industrial, se convierte en el principal problema de esta unidad académica que trae  
como consecuencia el incumplimiento de los criterios de acreditación.  
Por ello, resulta interesante analizar las falencias administrativas de esta unidad para  
establecer posibles alternativas de solución que mejore la gestión administrativa con la finalidad  
de cumplir los estándares solicitados a beneficio de la comunidad universitaria.  
El propósito de esta investigación es determinar los factores que inciden en la eficiente  
gestión administrativa buscando mecanismos de solución que mejor se adapten a las necesidades  
de los diversos departamentos de esta Carrera de la Universidad, para que en un corto plazo su  
administración alcance la eficiencia organizacional y contribuya a la acreditación.  
Bajo este contexto surge la necesidad de realizar una propuesta de mejora continua en la  
gestión administrativa, acompañado de la socialización de documentos administrativos como  
manuales, políticas de procedimientos así como la capacitación permanente a los colaboradores  
para evitar demoras en las actividades y brindar directamente un mejor servicio al estudiante,  
personal docente y no docente.  
Los resultados del presente estudio evidencian la necesidad de mejorar los procesos  
administrativos y mecanismos de control con la finalidad de optimizar el clima organizacional,  
resultando un campo problemático casi inexplorado y poco abordado por los estudiosos y  
expertos en el área, quedando marginado usualmente. Siendo todo esto motivo necesario para  
realizar futuras investigaciones que conlleven a un desarrollo exponencial la gestión en las  
universidades.  
Revisión literaria  
La organización departamental en las instituciones de educación superior, señala que el  
departamento académico también es manejado de forma administrativa ya que en éste se delegan  
funciones de orden académico así como administrativo relacionado con las actividades  
operacionales; y que para sus fines de cumplimiento debe gozar de cierta autonomía. Dado que el  
uso de una buena gestión administrativa se justifica más en el campo de la optimización de sus  
recursos. (Eleuterio Zamanillo, 1980)  
El mencionado autor expresa en su artículo que el departamento académico es una  
estructura polivalente cuyas finalidades primordiales son: la desconcentración en la toma de  
decisiones esto implica menos burocracia y ejemplo de ello son las universidades modernas, el  
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crecimiento de producción científica avizorada por mejoramiento del docente con especialidad y  
competencias que distinga a los profesores investigadores.  
En los tiempos actuales, donde la información está globalizada, el avance, la libertad a  
nuevos conocimientos y culturas es posible por el acceso al internet; siendo parte de ello la  
instantaneidad en la toma de decisiones en una sociedad (moderna) competitiva a todo nivel, así  
como, la eficiencia en la administración de los recursos. En concordancia, todos estos puntos son  
relevantes no sólo en el mundo empresarial, sino también en el sistema educativo y uno de ellos  
es el universitario.  
“Hay que hacer un esfuerzo para buscar mayores niveles de calidad en los procesos  
universitarios en concreto en la gestión académica, existe la necesidad de ofrecer un mejor  
servicio a nuestra comunidad universitaria a través del uso y aprovechamiento de las TICs.”  
(Poza Bernal, Cruz Iñigo, & Álvarez Llanes, 2006). Cabe recalcar que el uso de la tecnología es  
influyente en el resultado de los servicios brindados a la comunidad.  
Las universidades en América Latina donde se tergiversan los roles, ellos opinan lo  
siguiente “el formar gestores universitarios, ya que muchos de los actuales docentes, que se  
supone deberían dedicar sus esfuerzos a la investigación, no tienen ni la voluntad ni el interés  
para ello. Es necesario entonces formar administradores universitarios específicamente para esa  
tarea, de manera tal de no correr el riesgo de perder un buen docente para ganar un mal  
administrador”. (Ferrari & Contreras, 2008).  
Esta decisión se realiza con el motivo de que el docente siga con su principal actividad  
que es la enseñanza y no vea la parte administrativa como otra fuente de ingresos; y que más  
bien el docente incremente sus ingresos mediante la producción intelectual, es decir, que genere  
nuevos aportes y conocimientos.  
En las instituciones de educación superior se maneja el término “departamento  
académico” donde se desarrollan actividades administrativas, de ahí que el departamento está  
compuesto por docentes que realizan actividades de investigación, administrativas  
desempeñando gestiones en vinculación con la sociedad, titulación, además de la docencia. Ante  
todo, el hecho de manejar por departamentos las distintas actividades implica gestionar de cierta  
forma autónoma sus procesos y actividades. La autonomía favorece la esfera departamental  
porque los gestores toman de decisiones de los procesos y a su vez son los responsables de los  
resultados  
Estos temas son motivo de detención, de análisis y de propuestas de aplicación en el  
plano universitario, debido a que la tendencia es dar nuevo enfoque y aplicarlo en la  
administración de las universidades. La universidad, se refleja según como sus recursos sean  
administrados, por ende las personas encargadas de su gestión deben estar atentos a los cambios  
e incorporar mejoras en sus procesos; ya que contando con el nivel de preparación de los que  
conforman la universidad, docentes con experiencia, serán los responsables del proceso.  
Por otra parte se ha escrito una tesis sobre “la mejora continua y la calidad en  
instituciones de formación profesional. El proceso de enseñanza – aprendizaje” expresa que los  
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centros educativos sean estos de mediana o enseñanza superior son los que deben diseñar o  
acoger modelos de gestión como camino hacia una mejora continua. (Garzón Castrillon, 2012).  
Por consiguiente, en su estudio ella se refiere a los modelos de gestión, como la gestión  
por procesos, como parte de la mejora continua.  
Así mismo, existe otra postura administrativa como la aplicada por Chile y Alemania el  
concepto de “gestión por objetivos como un medio decisivo para modificar la antigua  
administración universitaria centrada en la conducción del input, a otra centrada en el output”  
(Fernández Darraz & Stock, 2007). En este sentido se persigue modificar los resultados con  
mejor rendimiento de los inputs, que son entradas, en el caso de las universidades, las entradas  
son los recursos presupuestarios que pueden venir del estado si es pública o del financiamiento  
como se da en las universidades privadas.  
Al mismo tiempo la buena gestión administrativa “sirve también como un medio de  
control, que cautela la concordancia entre los objetivos declarados y los efectivamente  
alcanzados” (Fernández Darraz & Stock, 2007). Por consiguiente el buen manejo de la  
información en los distintos departamentos y su debida socialización es un punto clave en el  
logro de los objetivos establecidos y tratados en la universidad. De hecho las universidades  
deben estar en condiciones de estimar sus costos y proyecciones considerados en las  
planificaciones anuales según sus procesos operativos.  
Lo cierto es que, en la estructuración de un modelo administrativo para la Universidad,  
debe tomarse en cuenta que la eficiencia determina el rendimiento y que puede ser: de una  
persona, de una actividad, o de un grupo de trabajo. Lo que prima en la eficiencia es la forma en  
como los elementos son usados de la mejor manera posible para llegar al objetivo deseado. Y las  
organizaciones buscan nuevos métodos para gestionar sus actividades, ya que se requiere  
administrar de forma eficiente los recursos y brindar un mejor servicio para asegurar su  
permanencia o espacio en la sociedad.  
Materiales y métodos (metodología)  
Diseño de la investigación  
La investigación tiene un enfoque mixto. En el enfoque cualitativo la información  
recolectada no es medida de forma numérica, y en la cual pueden surgir las hipótesis antes,  
durante, o después de la recolección de datos. (Roberto Hernández Sampieri, 2010).  
Mientras que en el enfoque cuantitativo el orden de las etapas es riguroso, se inicia con  
una idea que con el tiempo va delimitándose, y luego se derivan los objetivos, preguntas del  
tema, que permiten establecer las variables, para formular hipótesis; y que a través de métodos  
estadísticos se pueden medir las variables. La medición de las variables es de forma numérica  
(Roberto Hernández Sampieri, 2010)  
Para el estudio del presente trabajo de investigación fue necesario ir al campo de trabajo,  
describir las actividades, los procesos, los hechos que ocurren internamente, las versiones de  
quienes laboran ahí; reflejando una mezcla de descripciones y situaciones en las cuales se tuvo  
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que primero explorar el sitio, para conocer luego la realidad de la carrera Teleinformática y  
llegar a identificar los problemas relevantes, siendo esta investigación, Descriptiva Analítico –  
Sintético Correlacional.  
El alcance exploratorio examina un tema que ha sido poco estudiado, donde hay pocas  
guías de investigación, por ende se explora con preguntas cómo, qué hacer, hacia donde ir, en fin  
contribuir a un tema poco indagado. El alcance descriptivo “busca especificar propiedades,  
características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice.” (Roberto Hernández  
Sampieri, 2010).  
El objetivo del alcance descriptivo es profundizar los conceptos del fenómeno o de sus  
variables, pero sin llegar a establecer sus relaciones. El alcance de tipo correlacional, permite  
establecer el grado de relación que existe entre un determinado grupo de variables, informando el  
grado de asociación que tienen; en las que primero se mide cada una para luego cuantificar la  
relación.  
Con estas concepciones se realiza la exploración empírica cuali-cuantitativa de carácter  
probabilístico y se obtienen los resultados del diagnóstico siguiendo la metodología que se  
ilustran en la figura 1.  
Fig. 1: Metodología seguida para determinar los factores que inciden en la gestión administrativa  
Elaborado por los autores  
Población y muestra  
En el desarrollo del trabajo, se tomó en consideración a 43 trabajadores de esta Unidad  
Académica, cuyos rangos de edades están comprendidas desde 28 a 55 años y en su mayoría es  
personal nuevo (70%), es decir que ingresaron desde el 2013. Para la obtención de datos, se  
aplica la fórmula de población finita a fin de determinar la cantidad de encuestas que tienen que  
ser aplicadas para el presente estudio.  
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Los trabajadores de la carrera de Teleinformática de la Facultad de Ingeniería Industrial  
de la Universidad de Guayaquil están distribuidos de la siguiente manera:  
Tabla No. 1  
Personal Carrera de Teleinformática  
Población  
Muestra  
Administrativo  
Docente  
15  
24  
4
8
20  
2
Directivo  
SUMAN  
Elaborado por los autores  
43  
30  
En la encuesta evaluativa se analizan el funcionamiento de una operación, su estructura, y  
los resultados que se obtiene para posteriormente emitir un criterio más que todo en la parte  
administrativa para la toma de decisiones; también permite evaluar el desempeño y la efectividad  
de un programa o proceso operativo en sí. Después de la aplicación de la encuesta evaluativa su  
finalidad es mejorar las prácticas y procedimientos de los programas actuales, evalúa los  
resultados, mide propuestas o planes de acción que pueden ser aplicados. (D'ancona, 1998). Este  
modo de encuesta se distingue por su orientación a ofrecer soluciones o propuestas a la situación  
actual.  
Es el tipo de encuesta adecuado para el estudio, ya que se busca analizar el grado de  
operatividad de la carrera, su desempeño en las actividades administrativas, el grado de  
eficiencia actual, los recursos con los que se cuenta, entre otros. Definitivamente nos va a ayudar  
en la investigación.  
La información obtenida se da por la investigación de documentos, y los datos recabados  
de la encuesta aplicada a la institución, son datos cuantitativos que serán tabulados por variables  
con sus indicadores, para observar en números y en porcentajes, utilizando la estadística  
descriptiva. Este tipo de tratamiento es objetivo porque sus resultados se basan en las respuestas  
mas no en supuestos; después del análisis de los cuadros por pregunta se realizan los gráficos de  
dos tipos en forma de tablas para visualizar los valores concretos, y el gráfico en forma de pastel  
para observar en porcentajes las respuestas, finalmente se interpretan y se sacan conclusiones de  
cada uno.  
Resultados  
A continuación se muestran los resultados obtenidos sobre las dificultades en el aspecto  
administrativo más significativas de la Carrera de Teleinformática de la Facultad de Ingeniería  
Industrial, derivados de la aplicación de los métodos empíricos (observación y encuestas)  
empleados en el proceso de investigación.  
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Figura No.2  
Elaborado por los autores  
Se desprende de este análisis de la muestra, considerando los criterios (totalmente en  
desacuerdo, en desacuerdo, ni de acuerdo ni en desacuerdo e acuerdo y totalmente de acuerdo)  
de los 30 servidores, que las principales dificultades administrativas para ser investigadas, son:  
a) Escaza socialización de la planificación institucional con 29 encuestados que consideran  
a esta causa como determinante principal de la deficiente gestión.  
b) Carencia de flujo de procesos y mecanismos de control con 27 encuestados que estiman  
a este elemento como una debilidad para la gestión administrativa.  
c) Insatisfacción laboral y poco compromiso con el trabajo, con 22 encuestados que  
consideran a este elemento como influyente en el cumplimiento de las labores  
encomendadas.  
d) Escaza socialización del organigrama funcional con 26 trabajadores que observan a este  
elemento como causal de la deficiente gestión  
e) Escaza comunicación, colaboración, coordinación e integración, con 21 encuestados  
que creen que esta variable afecta a una gestión eficiente.  
f) En cuanto a Insuficiencia de recursos tecnológicos y económicos, 20 servidores no  
consideran a esta variable como un factor determinante de la gestión administrativa  
g) Cambios continuos de Autoridades, con 23 trabajadores que consideran a este factor  
como uno de los principales causales para una deficiente gestión administrativa, debido  
a la poca continuidad para ejecutar los objetivos estratégicos.  
Discusión de los resultados  
Tabla 2  
Estadísticos  
P1  
30  
0
4,0667  
4,0000  
5,00  
P2  
30  
0
4,2000  
4,0000  
4,00  
P3  
30  
0
4,6000  
5,0000  
5,00  
P4  
30  
0
4,4667  
5,0000  
5,00  
P5  
30  
0
3,9000  
4,0000  
4,00  
P6  
N
Válido  
Perdidos  
30  
0
Media  
Mediana  
Moda  
2,4667  
2,0000  
2,00  
Desviación estándar  
Rango  
,94443  
3,00  
,66436  
2,00  
,81368  
4,00  
,68145  
2,00  
,88474  
3,00  
1,19578  
4,00  
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Suma  
122,00  
126,00  
138,00  
134,00  
117,00  
74,00  
P1= Insatisfacción laboral y poco compromiso con el trabajo  
P2= Escasa socialización del organigrama funcional  
P3= Escasa socialización de la planificación institucional  
P4= Carencia de flujo de procesos y mecanismos de control  
P5= Escasa comunicación, colaboración, coordinación e integración  
P6= Insuficiencia de recursos tecnológicos y económicos  
A pesar de tener datos cualitativos, éstos han sido codificados en una escala de Likert  
para poder realizar un análisis descriptivo, cuyas codificaciones son: 1 (totalmente en  
desacuerdo), 2 (en desacuerdo), 3 (ni de acuerdo ni en desacuerdo), 4 (de acuerdo) y 5  
(totalmente de acuerdo).  
Del total de los datos validados, referente a las preguntas del cuestionario, (exceptuando  
la pregunta referente al cambio continuo de autoridades que la utilizaremos más adelante como  
variable de contraste) y sus alternativas de respuesta en la escala de Likert, podemos destacar los  
siguientes aspectos en términos generales:  
Los valores de la moda de las preguntas 1 a 5 se posicionan entre las respuestas  
totalmente de acuerdo y de acuerdo, mientras que en la pregunta 6, el 50% de los  
encuestados se inclinan hacia el totalmente desacuerdo.  
Las respuestas a las preguntas de los encuestados tiene un promedio de 4, que indica que  
la mayoría de encuestados están de acuerdo con las variables de estudio, analizadas como  
factores determinantes de la deficiente gestión administrativa.  
La desviación estándar es 0,81 que significa que no existe mucha dispersión en los datos  
que muestra con respecto a la media.  
Bajo un contexto estadístico, se puede considerar al cambio de autoridades en el corto  
plazo como uno de los principales determinantes de la deficiente gestión administrativa y  
relacionarlas con las demás variables (preguntas) para determinar su grado de correlación. Por  
tanto aplicando el coeficiente de correlación de Pearson, se observa un mayor grado de  
correlación (directa y positiva) entre la variable mencionada (de contraste) y la variable: carencia  
de flujos de procesos y mecanismos de control. Estos resultados se ilustran en la Tabla 3.  
Tabla 3  
Correlaciones  
VCONTRA  
ST  
P1  
P2  
P3  
P4  
P5  
P6  
VCONTRA  
ST  
Correlaci  
ón de  
1
,440  
,442  
,26  
0
,603*  
,34  
4
,365  
*
*
*
*
Pearson  
Sig.  
,015  
30  
,014  
30  
,16  
6
30  
,000  
30  
,06  
3
30  
,047  
30  
(
bilateral)  
N
30  
VCONTR= Cambios continuos de Autoridades  
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P1= Insatisfacción laboral y poco compromiso con el trabajo  
P2= Escasa socialización del organigrama funcional  
P3= Escasa socialización de la planificación institucional  
P4= Carencia de flujo de procesos y mecanismos de control  
P5= Escasa comunicación, colaboración, coordinación e integración  
P6= Insuficiencia de recursos tecnológicos y económicos  
El mayor grado de correlación es 0.603 (0<r<1) entre las variables: cambio de  
autoridades (pregunta de contraste) y carencia de flujos de procesos y mecanismos de control  
(pregunta 4), que es una correlación moderada positiva de donde se puede deducir que la  
carencia de continuidad de las autoridades con un liderazgo efectivo afecta directamente a la  
eficiente gestión administrativa de esta Unidad Académica de la Universidad de Guayaquil.  
Conclusiones  
En el presente reporte se reflejan los principales resultados obtenidos en la  
contextualización e implementación del diagnóstico a la gestión administrativa de la Carrera de  
Teleinformática de la Universidad de Guayaquil, que puede servir de referente a la comunidad  
científica que investigan en las ramas del saber de las Ciencias Administrativas. Los autores del  
trabajo consideran que el aporte práctico de esta investigación está dirigido a:  
1
2
3
) Identificar las principales dificultades de gestión administrativa que tiene esta Unidad  
Académica de la Universidad de Guayaquil  
) Enunciar el continuo cambio de autoridades, como un elemento importante que inciden en  
la gestión administrativa  
) Demostrar la relación entre los factores determinantes, que permitirán realizar estudios  
para elaborar e implementar estrategias para solucionar la problemática de eficiencia  
organizacional de esta Unidad, en función de lograr un verdadero desarrollo institucional.  
De igual manera, los autores consideran que la continuidad y fortalecimiento de las  
capacidades del capital humano que obtengan las autoridades, debe considerarse como una  
actividad complementaria a las actuales medidas de control y fortalecimiento que se han aplicado  
en ciertas universidades del país, Los resultados de este estudio indican que para fomentar la  
gestión académica - administrativa de la Universidad, se debe enfocar a mejorar la  
infraestructura y los ejes sustanciales de academia, investigación y vinculación, como la  
principal estrategia para ir en búsqueda de una universidad de alto nivel. En futuras  
investigaciones se pueden analizar otros factores asociados a la gestión administrativa para  
mejorar la calidad de las Universidades del país.  
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