INNOVA Research Journal, ISSN 2477-9024  
Septiembre-Diciembre 2020). Vol. 5, No.3 pp. 122-134  
(
DOI: https://doi.org/10.33890/innova.v5.n3.2020.1358  
URL: http://revistas.uide.edu.ec/index.php/innova/index  
Correo: innova@uide.edu.ec  
Optimización en la Gestión de Registro y Control de Fichas Estudiantiles del  
Departamento de Bienestar Estudiantil  
Optimization in the management of registration and control of student  
records of the Department of Student Welfare  
Giovanni M. Rizzo Vargas  
Investigador independiente, Ecuador  
Alejandra M. Colina Vargas  
https://orcid.org/0000-0003-1514-8852  
Universidad ECOTEC, Ecuador  
José J. Túa Ollarves  
https://orcid.org/0000-0001-5054-5920  
Universidad Nacional Experimental Francisco de Miranda (UNEFM), Venezuela  
Autor para correspondencia: barcegiorizzo@gmail.com; giovanni_rizzo360@hotmail.com;  
acolina@ecotec.edu.ec; jah120@gmail.com  
Fecha de recepción:ꢀ22 de febreroꢀdel 2020ꢀ-ꢀFecha de aceptación: 10ꢀde junio del 2020ꢀꢀ  
Resumen  
El artículo pretende mostrar como a partir del desarrollo de una solución tecnológica dirigida al  
departamento bienestar estudiantil de una universidad del Ecuador se optimizan de forma eficiente  
los procesos de gestión en el registro y control de las fichas estudiantiles para la atención a los  
estudiantes de nuevo ingreso a la universidad. Para ello se llevó a cabo se articulación de las  
metodologías de investigación de tipo exploratoria y descriptiva apoyada con herramientas y  
técnicas del desarrollo ágil de software. La solución propuesta fue desarrollada bajo estándares de  
programación estrictamente bien elaborados, basados en herramientas de software libre que  
mejoran y favorecen una actualización constante de la arquitectura del sistema. Se implementó  
para la construcción la metodología SCRUM identificando la visión general del producto a partir  
del diagnóstico in situ y la revisión documental, posteriormente se listan de forma priorizada los  
requisitos y objetivos que representan la visión y expectativas del cliente siendo cubiertos de la  
mejor manera posible. Destaca finalmente, dentro los resultados un nivel alto de satisfacción por  
parte de los usuarios por considerarse un producto de utilidad que favorece el área de bienestar  
estudiantil mejorando el proceso y registro de la información acumulativa de cada estudiante y el  
seguimiento adecuado del mismo.  
Palabras clave: optimización; solución tecnológica; bienestar estudiantil; universidad;  
metodologías ágiles  
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Abstract  
The article aims to show how, from the development of a technological solution directed to the  
student welfare department of a university in Ecuador, the management processes in the  
registration and control of student records are efficiently optimized for the care of new students.  
to the University. To this end, an articulation of exploratory and descriptive research  
methodologies was carried out, supported by tools and techniques of agile software development.  
The proposed solution was developed under strictly well-developed programming standards, based  
on free software tools that improve and favor a constant update of the system architecture. The  
SCRUM methodology was implemented for the construction identifying the general vision of the  
product from the on-site diagnosis and the documentary review, later the requirements and  
objectives that represent the vision and expectations of the client are listed as a priority, being  
covered in the best possible way. Finally, within the results, a high level of user satisfaction stands  
out as it is considered a useful product that favors the area of student well-being by improving the  
process and recording of the cumulative information of each student and the adequate follow-up  
of the same.  
Key words: optimization; technological solution; student welfare; university; agile  
methodologies  
Introducción  
En la actualidad, el potencial humano y la innovación son referentes considerados por las  
organizaciones para apostar a alcanzar ventajas competitivas, emergiendo entre ellos la  
tecnología y sus distintas formas de incorporación en las estrategias organizacionales como  
soporte y apoyo en la promoción e innovación de procesos, productos, servicios y sistemas, que  
añaden a los progresos existentes. En palabras de (Mosqueda & Millán, 2013) cada uno los  
procesos y operaciones que se llevan a cabo en las organizaciones llevan consigo transformación,  
incorpora suministros y manipula materias primas, que son convertidos posteriormente en bienes  
y/o servicios que los consumidores demandan.  
Las organizaciones incorporan hoy la tecnología no únicamente para aumentar la  
infraestructura tecnológica, al contrario, comprende mecanismo que favorecen la generación de  
bienes o servicios de calidad, con precio ajustado a lo que el mercado que demande.  
Enfrentándose, entonces, al hecho de que deben realizar estudios preliminares que les permitan  
reconocer qué tecnologías pueden apoyarse para cumplir los objetivos de estratégicos; quién será  
el proveedor; y finalmente cómo llevar a cabo el acompañamiento para una implementación  
efectiva, que involucre la protección de los desarrollos tecnológicos propios (Solleiro &  
Castañón, 2016).  
La irrupción en las organizaciones de las tecnologías de información con sus avances e  
innovación ha favorecido una dinámica de vida diferente, convirtiendo el conocimiento en ese  
bien intangible valioso. Con ello se ha afectado la realización de tareas rutinarias en todos los  
sectores de la sociedad, destacándose entre ellos la medicina, las telecomunicaciones, la  
economía y la propia educación. Este escenario conlleva a dar respuesta a nuevos retos y  
desafíos, que los obligan a replantear como enfrentar un entorno dinámico y crear nuevas  
alternativas para satisfacer las necesidades de cada organización en la llamada sociedad del  
conocimiento. (Gómez O., Lona R., & Jiménez S., 2016).  
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Para dar respuesta al contexto referenciado, el sector de la educación debe innovar para  
no perecer y responder de manera efectiva y continua a las demandas y necesidades de una  
sociedad que requiere la formación de profesionales preparados para enfrentar nuevos problemas  
sociales; conlleva este escenario la necesidad de que las universidades estén actualizadas,  
requiere para ello re-plantear y re-formular los objetivos institucionales, procesos, modelos  
educativos, entre otros (Vázquez P. & Ortiz M., 2018). Este sector o nivel de la educación  
constituye para el país un mecanismo por el cual se aspira alcanzar el progreso, bienestar y  
desarrollo de la sociedad y la economía, permitiendo así la igualdad de oportunidades para la  
población y un ascenso social en la comunidad en general (Salcedo-Muñoz, y otros, 2017).  
Para las universidades, la tecnología juega un papel cada vez más preponderante. Se  
requiere una reorientación profunda, seria y estratégicamente planificada de la gestión de la  
tecnología. Siendo evidente hoy la clara dependencia de la tecnología en todos los procesos  
universitarios (García H. & García P., 2015). La universidad no es y no puede ser ajena a esta  
integración en el mundo digital, ellas están llamadas a rendir cuenta a la sociedad como cualquier  
otra organización.  
Sobre estos argumentos, los modelos de funcionamientos de las organizaciones se  
encuentran más ligado que nunca al uso de la tecnología, al alcance y efectos que puede tener a  
nivel comunicativo y de desempeño en general (Grande, Cañón, & Cantón, 2016). Existiendo,  
entonces una correlación evidente entre la tecnología y la eficacia con la que pueda responder en  
sus procesos, lo cual no es nada fácil de planificar sobre todo en instituciones con muchos años  
de historia y con una idiosincrasia muy peculiar. Es por ello que, la gestión de la tecnología se  
convierte en uno de los grandes retos de la universidad en esta década, pues ya está inmersa en  
los procesos universitarios (Solleiro & Castañón, 2016).  
Todas las organizaciones en la actualidad generan una gran cantidad de información,  
tanto en sus procesos internos como en sus procesos externos. De allí, la importancia que tiene  
una adecuada gestión de la información dado el valor que representa para las mismas, el cual ha  
sido estudiado desde la antigüedad hasta el presente; gestión que hoy es soportada por lo que se  
conoce como sistemas de información (Posner, 1972) (García H. & García P., 2015).  
Se requiere entonces, en palabras de (Rodríguez S. & Colina V., 2018) que las  
universidades incorporen las tecnologías para favorecer los niveles de acceso, registro y control  
de información de calidad como apoyo al cumplimiento de objetivos estratégicos y la  
consecución de procesos eficiente y eficaces.  
La Universidad Tecnológica ECOTEC, en los últimos años ha formulado un conjunto de  
políticas estratégicas, las cuales definen las directrices generales que norman los procesos en la  
institución, entre ellas cabe mencionar las políticas de calidad comprometidas con la  
consolidación de procesos sustantivos (docencia, investigación y vinculación) y de apoyo  
alineados a una continua mejora, apuntando al uso e incorporación de tecnología y sistemas de  
información que favorezcan el desarrollo institucional (ECOTEC, Políticas Institucionales, 2019)  
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Para operacionalizar este objetivo estratégico se ha dado un avance significativo en lo que  
corresponde a la infraestructura tecnológica, con proyectos de implementación de diversos  
sistemas de información que contribuyen a la automatización de los procesos concernientes a la  
universidad en los últimos años, que van desde lo académico hasta la gestión administrativa en  
particular en el área de Bienestar Estudiantil y el Servicio Médico.  
En la Ley orgánica de Educación Superior se establece que, las instituciones de educación  
superior mantendrán una unidad administrativa de bienestar destinada a promover los derechos  
de los distintos estamentos de la comunidad académica, y desarrollará procesos de orientación  
vocacional y profesional, además de obtención de créditos, estímulos, ayudas económicas y  
becas, y ofrecerá servicios asistenciales que se determinen en las normativas de cada institución  
(
Ley Orgánica De Educación Superior, 2010).  
Destaca entonces de manera significativa, el rol que desempeñan estas unidades  
administrativas en las universidades como subsistema de soporte en la formación académica, de  
ayuda económica y de adhesión social de los estudiantes, desarrolla, ejecuta programas y  
servicios con el propósito de ofrecer una atención individualizada que facilite la atención de las  
necesidades académicas, físicas y psicológicas de los estudiantes.  
La Universidad Tecnológica ECOTEC, por su parte, establece como objetivo estratégico  
“
garantizar las condiciones propicias en el desarrollo de un entorno educativo, científico y  
cultural adecuado para la formación integral de estudiantes y graduados comprometidos con el  
progreso y desarrollo social” (ECOTEC, Plan de Desarrollo Estratégico Institucional 2017 -  
2
021, 2017).  
Dentro de la estructura de apoyo se dispone en la Universidad Tecnológica ECOTEC de  
la unidad o departamento de bienestar estudiantil conformado por un equipo multidisciplinario  
de profesionales con la finalidad de orientar y asesorar a los estudiantes durante su formación  
profesional. Esta dependencia ofrece alternativas de solución a situaciones socio-familiares,  
socio-económicos y otras dificultades que el estudiante puede sortear durante sus estudios  
universitarios proporcionando bienestar personal y familiar.  
Diversas instituciones educativas en el país se encuentran en busca de la excelencia  
académica y por consiguiente la gestión de los procesos que se desarrollan dentro de ellas, para  
esto se hace uso de sistemas de información que facilitan y ayudan en los procesos académicos y  
administrativos que se llevan en ella, así mismo deben dar respuesta al aumento de aspirantes a  
las diversas carreras, por tal motivo las universidades replantean sus procesos a fin de dar  
respuesta a lo antes mencionado.  
Es de interés en este artículo abordar como objeto de investigación la dirección de  
bienestar estudiantil, la cual cada día se ven más limitadas en el proceso de captura de datos de  
los estudiantes nuevos haciendo referencia a tareas repetitivas como las de registrar, almacenar,  
reportar la información, la cual logra saturar las actividades y genera pérdida de recursos dentro  
del departamento. En esta dirección, es necesario la evaluación de los estudiantes que ingresan a  
los primeros semestres de la universidad, los cuales permitirá obtener una mejor apreciación de  
las carreras de acuerdo a las aptitudes y habilidades vocacionales, para la elaboración correcta de  
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la ficha que permita a la responsable del área sugerir y acompañar al estudiante de la opción de  
carrera universitaria. Esta dependencia es la encargada de realizar todas las tareas de registro y  
control de fichas de información.  
El proceso de captura de información de las fichas acumulativas de los estudiantes según  
el responsable del área no cuenta con una solución tecnológica que permita optimizar el tiempo  
de entrega de resultado de dicha información, esto debido a que la mayor parte de los test son  
elaborados de forma manual, lo cual genera una acumulación de procesos en el análisis de  
resultados de la información y demora en la entrega de reportes.  
Para ello, se realizó un diagnóstico en el departamento antes mencionado a través de  
entrevistas a la directora de dicha entidad, expresando la existencia de ciertas necesidades  
relacionadas con el registro de las fichas acumulativas de información de los estudiantes: Test de  
Inteligencias Múltiples, Test de Interés Vocacional y Profesional, Test de Interés.  
Es una aspiración de este articulo plantear como alternativa de solución al problema  
señalado el desarrollo e implementación de una solución tecnológica a fin de poder obtener  
mejoras en los procesos de una manera adecuada validando la información sin temor a obviar  
algún dato importante del alumno, así mismo facilitará y optimizará los tiempos de respuesta  
para las fichas acumulativas de información y la obtención de los reportes.  
Con el desarrollo de la investigación se optimizará de forma más eficiente la realización  
de la tarea de registrar datos en las fichas estudiantiles al ingresar de manera digital, liberando la  
forma tradicional de hacerlo y evitando los errores que suelen cometer los responsables de la  
dirección al momento de acentuar los datos a la ficha. Así mismo, representa avances  
significativos de implementación nuevas tecnología que facilite el trabajo que se realiza a diario  
en dicho departamento (Alvia Choez & Vera Macías, 2018).  
Por lo tanto, el presente artículo tiene como objetivo brindar soporte a través del  
desarrollo de una solución tecnológica que permita resolver las necesidades y requerimientos  
encontrados en el departamento de bienestar estudiantil de la universidad ECOTEC, entre los que  
destacan: falencias en la captura de información de las fichas acumulativas, retraso en la entrega  
de resultados, entre otros. Para el diseño de la solución tecnológica propuesta se utilizó una  
arquitectura y estándares bajo el soporte de herramientas de software libre para la creación de  
diseños, estadísticas y reportes, el cual este integrado con el sitio web de la universidad  
ECOTEC.  
Revisión teórica  
Sobre el proceso del Departamento de Bienestar  
La gestión de procesos facilita en la organización la identificación, diseño, control,  
mejorar de procesos más productivos y en esa medida favorece el clima de confianza del cliente  
y aumentar la productividad en un entorno con grandes desafíos en tiempos de exigencias  
crecientes (Bravo C., 2011).  
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La dirección de bienestar estudiantil procura la mejora en la calidad de vida de los  
principales actores de una universidad, es decir el estudiante, para ello pretende promover y  
garantizar la estancia en ese sistema educativo de los estudiantes, pues tanto el estado  
ecuatoriana como las empresas particulares hacen inversión social en favor de la sociedad en  
general (Salcedo-Muñoz, y otros, 2017).  
A los fines de la investigación se partirá de un enfoque de procesos como forma de ver la  
totalidad la Dirección de Bienestar Estudiantil de la Universidad ECOTEC procurando la  
igualdad de oportunidades para el desarrollo personal de los estudiantes en los ámbitos sociales y  
culturales con el fin de lograr un mejoramiento integral de la calidad de vida de los estudiantes  
promoviendo la orientación vocacional y profesional en un ambiente de respeto a los derechos de  
los estudiantes con fraternidad, cooperación y superación profesional y cultural (Resolución Nro.  
2
7-14-09-2016., 2016). Las normas y reglamentos vigentes que rigen el actuar de esta dirección  
comprenden la Ley orgánica de educación, el Reglamento de Bienestar Estudiantil, Admisiones  
y Graduados y el Plan Estratégico de Desarrollo Institucional vigente de la Universidad  
ECOTEC.  
En los departamentos de bienestar estudiantil se establecen programas, proyectos y  
servicios centrados en atender la salud física y mental, temas deportivos y culturales, planes  
preventivos de salud; así como también un conjunto de acciones que favorezcan el proceso de  
formación estudiantil, estableciendo un eje integral y social (Salcedo-Muñoz, y otros, 2017).  
Dentro de los servicios o programas que dispone la dirección de Bienestar Estudiantil de  
la Universidad ECOTEC de acuerdo al reglamento vigente en su Artículo 10 está ser guía  
vocacional y profesional promoviendo actividades de seguimiento psicológica, a que permita  
“
identificar por medio de la evaluación psicológica las tendencias vocacionales de sus  
miembros” (Resolución Nro. 27-14-09-2016., 2016).  
Este servicio lleva consigo un registro y control de las fichas acumulativas de los  
estudiantes que ingresan a la Universidad, para lo cual se lleva a cabo los procesos de:  
Orientación Vocacional y Consejería Psicológica, Gestión de Becas y Ayudas Económicas,  
Seguimiento (Inserción Laboral), Derecho e Integridad (Planificación) y Servicios Asistenciales.  
De los procesos antes mencionados fue necesario a los fines de la presente investigación el  
rediseño del proceso de Orientación Vocacional y Consejería a fin de ayudar a la Dirección de  
Bienestar Estudiantil en la forma de enfocar el cambio y optimizar los procesos (Bravo C.,  
2
011), cubriendo los siguientes: Test: Orientación Vocacional, Inteligencia Múltiple,  
Personalidad, Ingreso de Ficha, Asesoría y Seguimiento.  
En relación a la metodología de desarrollo SCRUM  
El enfoque utilizado para la elaboración de la propuesta de optimización en este artículo  
será de métodos ágiles caracterizado por la participación directa en todas las fases del cliente o  
usuario final, estableciendo lineamiento de diseño rápido, ofreciendo liberaciones continuas del  
prototipo, en este sentido se reducen gastos y se alcanza una producción de código de alta  
calidad (Sommerville, 2011).  
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Teniendo entre sus referentes la metodología de desarrollo Scrum considerada como un  
esquema de trabajo ligero que facilita el desarrollo e problemas complejos, con entregas de  
productos de forma eficiente y creativa con el máximo valor. Permite emplear varios procesos y  
técnicas de gestión de producto para mejorar continuamente el producto, el equipo y el entorno  
de trabajo (Schwaber & Sutherland, 2017). Para ello, se establecen ciclos breves para el  
desarrollo, que comúnmente eran conocidos como interacciones y en esta metodología adoptan  
la connotación de “sprints” (Trigas G., 2012).  
Esta metodología ágil se caracteriza por facilitar un esquema de trabajo para la  
administración del proyecto. Utilizando los “sprints”, como espacios periódicos que muestran el  
desarrollo en forma incremental del sistema. Para ello se elabora una planeación basada en dar  
prioridad a los trabajos atrasados y seleccionar las tareas de importancia más alta para un sprint.  
Las fases que comprende la metodología de Scrum según (Sommerville, 2011) son tres:  
Primera fase, la planeación del bosquejo, definición de los propósitos generales del proyecto y  
propuesta de arquitectura del software. Fase segunda, ejecución de ciclos sprint, elaboración  
incremental del sistema. Por último, el cierre del proyecto se finiquita el proyecto y toda la  
documentación correspondiente, marcos de ayuda del sistema y manuales del usuario, valorando  
las enseñanzas asimiladas en el proyecto (Figura 1).  
Figura 1.  
Fases del proceso de Scrum  
Valoración  
Selección  
Actividades de  
planeación del  
bosquejo y  
Cierre del  
proyecto  
diseño  
arquitectónico  
Revisión  
Desarrollo  
Ciclo sprint  
Fuente: Adaptado de Sommerville (2011)  
La fase central del proceso de Scrum lleva la ejecución de ciclos de “sprints”. Estos ciclos  
se planean como espacio que evalúa el trabajo que se va a realizar, tomando en cuenta las  
particularidades pendientes de desarrollar e implementar. Una vez completado los sprint, se hace  
llegar a los participan el software (Sommerville, 2011).  
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La metodología Scrum va dirigida principalmente tanto a las personas como el equipo de  
desarrollo que participan en la elaboración del producto. Plantea un trabajo unificado entre los  
miembros del equipo a fin de obtener productos complejos y sofisticados eficientes (Trigas G.,  
2
012). Comprende la definición de un equipo de trabajo, la definición de roles, de eventos, de  
artefactos que integran el marco de trabajo que contribuye al éxito del proyecto (Schwaber &  
Sutherland, 2017).  
Artefactos de Scrum  
Los artefactos o aparatos de Scrum constituyen las distintas formas que garantizan la  
transparencia y oportunidades para la inspección y adaptación de la información clave, necesaria  
para confirmar que todos tengan la comprensión unificada del artefacto.  
Partes de Scrum  
Dentro de las partes generales que constituyen scrum están el conjunto de fases y roles.  
Se siguen una serie de encuentros a fin de planear, ejecutar, seguir y revisar los sprints (Trigas  
G., 2012) destaca como roles: producto owner, scrum master, equipo de trabajo, interesados y  
administradores (Tabla 1).  
Tabla 1.  
Papel de actuación en la metodología de Scrum.  
Papel de actuación  
Definición  
Product owner  
delegado de tomar de decisiones.  
Scrum master  
responsable de la aplicación correcta del modelo y la metodología  
grupo de personas que ejecutan las necesidades del cliente.  
Equipo de trabajo  
Interesados  
Serán beneficiados de proyecto, participan en la revisión del sprint.  
Tomadores de decisiones sobre los requisitos y objetivos del producto.  
Administradores  
Fuente: elaboración propia  
Componentes de Scrum  
Los componentes que integran scrum están: 1.- Product backlog: lista de necesidades del  
cliente; 2.- Sprint backlog: lista de tareas que se realizan en un sprint; 3.- Incremento: parte  
terminada y totalmente operativa que se añade o se desarrolla en un sprint (Trigas G., 2012).  
Conjunto de Producto (Product Backlog)  
El conjunto de requisitos del producto representa un ordenado listado de los elementos  
que se conoce, aquellos que son necesario en el producto. Concentra el conjunto de tareas,  
requerimientos y funcionalidades imprescindibles. El Dueño de Producto (Product Owner) es la  
única autoridad para agregar, actualizar y priorizar su contenido.  
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Metodología  
Esta investigación se caracterizó por ser descriptiva, se estudió el proceso general del  
departamento de bienestar estudiantil a fin de obtener detalle de los procesos y actividades que  
deben considerarse en la solución tecnológica propuesta. Así mismo, tipo de investigación  
aplicada, pues parte de los conocimientos adquiridos, así como también se emplearon diversas  
fuentes referidas al desarrollo de soluciones tecnológicas en las organizaciones, con la finalidad  
de optimizar sus procesos y en esa medida incrementar la productividad.  
Ciclo de desarrollo de la metodología Scrum  
La metodología de Scrum inicia como todas las metodologías de desarrollo ágiles  
conociendo las necesidades de los clientes, sin embargo, no centra los esfuerzos en  
requerimientos formales predefinidos, al contrario, plantea involucrar al cliente como parte del  
equipo de desarrollo. Asimismo, el desarrollo del proyecto gira en torno a unos requisitos que  
emergen implícitamente dentro del contenido de las denominadas historias de usuario. Acá es  
donde prevalece la necesidad de entrega más rápida del software, que es más adecuada para las  
necesidades del cliente, se aplica también a sistemas más grandes (Sommerville, 2011).  
De esta manera, los requisitos se dividen en entregas parciales o fases, en función de las  
prioridades y conforme al valor aportado un equipo de auto-organización en incrementos  
(llamados “sprints”), empezando por la planificación y finalizando con un comentario. Los  
períodos de trabajo suelen estar entre 2 y 4 semanas, para consignar algo que funcione y vaya  
evolucionando de acuerdo a las pruebas de usuario (owner), de modo que se puedan introducir  
los cambios necesarios, antes de que sea demasiado tarde.  
Para ello, se registra un Backlog o documento descriptivo de tareas a entregar en la  
finalización de los sprints, junto con las horas de trabajo, responsables y costos, asumiendo un  
diagrama burn down o diagrama de quemado, marcando el estado y la evolución, indicando las  
tareas y requerimientos pendientes de ser tratados a lo largo del tiempo. De una forma, intuitiva  
se tiene que todo transcurre según lo previsto o existe alguna desviación de acuerdo a la fecha de  
entrega.  
Parte del equipo de trabajo (Scrum Team) coordinan su trabajo en un diario de stand-up  
de la reunión (sprint planning meeting), cuyo lapso de tiempo no ha de exceder los 15 minutos.  
Un miembro del equipo, el “Scrum Master” (equivalente al gerente del proyecto), ha de  
encargarse de orientar las reuniones pivoteando en encontrar respuestas a ¿qué has hecho desde  
ayer?, ¿qué tienes pensado hacer hasta mañana?, y ¿has conseguido problemas para alcanzar tu  
objetivo?  
Resultados  
Ejecución de la metodología scrum  
Tomando en consideración la metodología descrita se siguió las fases o etapas de Scrum:  
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Planificación del Backlog  
La primera fase, elaboración del plan comprendió el listado con los requisitos del  
producto llamado producto backlog, mantenido y ordenados por prioridades por el Product  
Owner, construyéndose un documento dinámico que incorporó constantemente las necesidades  
del sistema, para ello se llevaron a cabo encuentros o Sprint con responsables del área de  
Bienestar Estudiantil. A partir del cual se levantan las primeras necesidades. Las Tabla 2 y Tabla  
3
muestran los resultados del levantamiento de requisitos.  
Tabla 2.  
Product backlog o requisitos de la solución propuesta.  
Tipo de Requisitos  
Funcionales  
Descripción  
.
.
.
.
.
Selección de estudiante mediante base de datos académica  
Almacenamiento de información a través de sistema de base de datos  
Tabulación de datos, mediante resultados obtenidos  
Emisión de reportes de acuerdo a las características solicitadas  
Ingresar y consultar datos de los estudiantes.  
No funcionales  
.
.
.
.
.
.
.
.
Sistema compatible con distintos navegadores web  
Interfaz de fácil usabilidad para el usuario  
Motor de base de datos de uso múltiple y adaptable a cambios  
Tiempos oportunos de respuesta  
Sistema de fácil operatividad  
Acceso a administrador y estudiantes por medio de base de datos académica  
Almacenamiento de información en línea  
Disponibilidad del sistema 24/7  
Fuente: elaboración propia.  
Tabla 3.  
Otros product backlog de la solución propuesta  
Backlog o requisitos técnicos  
Programa del sistema  
Descripción  
Cualquier sistema operativo que soporte Google Chrome y Mozilla  
Firefox  
Explorador web  
Google Chrome (todas sus versiones), Mozilla Firefox (todas sus  
versiones).  
Software de gestión de base de  
datos  
Microsoft SQL Server 2016  
Lenguajes de programación  
PHP Framework (Codeigniter 3.1.5) , HTML,CSS, JS Framework  
(
Bootstrap 2.8)  
Fuente: elaboración propia.  
Seguimiento del Sprint:  
Para ir evaluando el desarrollo en cada una de sus fases se comprobó por día el  
desempeño de los requerimientos del proyecto, a fin de seguir con el Sprint se formulaban  
subsecuentemente las tareas realizadas. Durante la revisión del trabajo ejecutado en los primeros  
Sprint fue presentados a los responsables del Departamentos de Bienestar Estudiantil los  
diagramas de casos de usos, para validar los requisitos levantados al inicio.  
Esta obra se comparte bajo la licencia Creative Common Atribución-No Comercial 4.0 International (CC BY-NC 4.0)  
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Revisión del Sprint:  
Las actividades del proyecto se llevaron a cabo por un periodo de 35 días.  
Incremento  
La fase de incremento describe el nivel de avance de los Sprint hasta culminar los  
requisitos del Product Backlog en su totalidad, se completaron siete sprint con un avance  
incremental de 13,87% en el primero, el segundo de 28,225%, el tercero de 42,58%, cuarto de  
5
6,935%, quinto de 71,29%, sexto de 85,645% hasta llegar en el séptimo al 100%,  
posteriormente se realizó la entrega total del proyecto.  
Validación de la propuesta tecnológica  
La última fase comprendió las actividades centradas en validar la conformidad de los  
requerimientos e impacto para el área de bienestar estudiantil con la puesta en marcha de la  
solución propuesta y en esa medida valorar el impacto en la optimización de los procesos de  
registro y control de fichas estudiantiles en dicho departamento. Los criterios considerados en la  
validación fueron: interfaz, contenido, sesión de inicio, usabilidad, flexibilidad.  
Análisis de Resultados  
De los resultados obtenidos se logró comprobar que los tiempos resultantes tanto al  
ingresar datos como mostrar resultados son óptimos, sin embargo, dependiendo del volumen de  
datos que se ingresan los tiempos pueden variar. Es importante, considerar que dependiendo de  
la conexión de ancho de banda favorecerá la generación reportes o ingreso de información, pues  
el sistema está enlazado directamente con el servidor de la universidad ECOTEC, lo cual ayuda a  
reducir tiempos de respuesta logrando un sistema de calidad.  
Durante las diferentes pruebas realizadas se tomaron en consideración varios criterios con  
los cuales se realizó una tabla comparativa (Tabla 4) en las formas y el tiempo de demora, en el  
cual se ejecutaban los procesos anteriormente y ahora que se han optimizado con el sistema de  
registro y control.  
Tabla 4.  
Comparativa de demostración  
Criterios  
Antes  
Ahora  
Portabilidad  
Baja.- solo existe sistematizado un test en la Alta.- Se sistematiza los 3 test, se  
web universitaria  
pueden acceder desde cualquier  
navegador  
Disponibilidad  
Baja.- Se accede a los datos de forma  
manual  
Alta.- Se accede a los datos de  
forma digital  
Funcionabilidad  
Baja.- Tareas largas y tediosos causante de  
bajo funcionamiento de registros y control  
Alta.- se optimiza las funciones al  
ser digitales y los datos se generan  
rápidamente  
Prevención de Errores  
Baja.- Tabulación de información manual  
Alta.- ingreso correcto de varias  
fichas automáticamente  
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Criterios  
Antes  
Ahora  
Tiempo de Búsqueda  
Aproximadamente 30 a 45 minutos  
Aproximadamente 20 a 60  
segundos  
Tiempo de Ejecución  
Aproximadamente 45 a 60 minutos  
Tiempo de generación de Aproximadamente 30 a 45 minutos  
Aproximadamente 20 a 30 minutos  
Aproximadamente 20 a 60  
segundos  
Reportes  
Fuente: elaboración propia.  
Reflexiones finales  
Con el desarrollo de este artículo se consolidan los procesos de gestión que se lleva en la  
Dirección de Bienestar Estudiantil apoyado en una solución tecnológica, permite gestionar una  
gran cantidad de información de los estudiantes que ingresan por primera vez en la universidad y  
de esta manera procesarla para tomar decisiones oportuna y eficiente.  
Se tomó en cuenta para el diseño del sistema propuesto nuevos estándares tecnológicos  
de desarrollo, de la misma forma las herramientas utilizadas cumplen los parámetros se ajustan  
por el departamento de sistema de la universidad ECOTEC, las cuales permitieron crear una  
aplicación dinámica y robusta, desarrollado para un ambiente web y que fácilmente es capaz de  
adaptarse a los cambios según las necesidades que tenga el usuario final.  
Con la validación por la responsable del área de la aplicación de registro y control,  
manifestando en los resultados una reducción significativa en los tiempos de ingreso y salida de  
información del departamento de Bienestar Estudiantil, las tareas de orientación vocacional y  
psicológica en los procesos de captura de información y entrega de resultados disminuyeron en  
un 88%.  
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